デスク周りがポイント、オフィスワークの環境づくり

オフィスワークで必須、わかりやすい書類のファイリング

デスク周りがポイント、オフィスワークの環境づくり
オフィスワークで大切なことはどこにどんな書類があるかわかりやすくすることです。特に部署内で共通して使う書類の管理には注意が必要です。例えば複数の人が閲覧するファイルにはファイリングしている書類の名称を表紙に書いたり、必ず定位置に置くというルール決めが大切です。表紙づくりには専用のネーム用のテープで文字を作成すると文字も美しく誰もが見やすくなります。また年度や月、決算期なども間違いなく表記しておくことも大事なポイントです。

複数の人が閲覧するファイルは比較的みんなが気を遣うものですが、個人が抱えている仕事の書類となると探し出すのに難儀することがあります。ある人が突発で休んでしまいどうしても仕事の内容を確認しなければならない時、申し訳なくもその人のデスクの棚や引き出しを捜索することになります。その際、必要な書類がファイリングされていればまだ見つけやすいのですが、バラバラで引き出しなどに入れられていると探し出すのも一苦労です。特に進行中案件だったりするとバラバラになっている可能性があります。オフィスワークでは個人の仕事の書類も閲覧する可能性があるため、書類の管理には注意が必要です。とはいえ、日々の仕事に追われているとなかなか書類の整理ができないことも実情ではあります。

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