デスク周りがポイント、オフィスワークの環境づくり

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最近オフィスワークで欠かせないと思うようになったのはメールです。以前は電話とFAXがあればこと足りましたが、最近はメールでのやりとりができないと不便さを感じるようになってきました。メールなら相手の不在時でも用件を伝えることができますし、不特定多数の人が見る可能性があるFAXと違って確実に相手のアドレスに届きます。データの添付もできるため、最近は専らメールで取引先とデータのやりとりをしています。FAXと違って紙ではないので必要なデータだけプリントアウトすれば済みますし、後で検索する時もメールホルダーの中から探しやすいという利点もあります。

今では企業間でのメールのやりとりも当たり前になっていますが、だからこそ言葉遣いや文章には気を配りたいものです。有りがちなのは誤字脱字。特に相手の名前や役職、部署名などは間違えると失礼に当たりますので気を配りたいものです。送信した後気づいても後の祭り、後悔先に立たずです。とはいえ、私自身も度々やってしまう失敗なので、メール送信の前には何度も読み返し確認するようにしています。そう考えるとメールは手軽なようでいて案外手間がかかることもあるものです。むしろ電話のほうがニュアンスが伝わったり長い文章を使わなくても話が通じることもあります。状況に応じてメール、電話、FAXと使い分けるのがオフィスワークの上級者なのかもしれません。