デスク周りがポイント、オフィスワークの環境づくり

オフィスワークに便利な社内メール、文章に気遣いを

デスク周りがポイント、オフィスワークの環境づくり
電話やFAXに次いで最近ではメールのやりとりがオフィスワークの主流になってきました。取引先との社外メールは勿論、社内でも大抵の事は社内メールで済ませることが増えてきました。例えば上司への報告や指示を仰ぐ際もメールでお伺いをたてています。これは実は上司からの指示でもあるのですが、口頭で伝えるよりも証拠として残ること、先延ばしにした案件はメールが備忘録になるという利点があるからです。以前なら一日に何度となく上司のデスクまで出向いて話していた内容もメールでやりとりするようになったため、最近では上司と直接話すことはほとんどなくなりました。

また、私は総務という仕事の立場上、社員全員に伝えたいお知らせがたびたび発生します。そんな時もメールで一斉送信すれば良いので大変便利です。忙しい社員はデスクに内線をしても繋がらなかったり、忙しい中伝言をしてわざわざ呼び出すのも申し訳なく思うのですが、メールならそんな時でも用件を伝えることができるのでまさに私のうってつけのツールだと思っています。ただ文章にすると硬くなるのでニュアンスが伝わりづらい時があります。ただのお知らせなら良いのですが、頼みごとや注意喚起の内容は文章に気を配りながらメールを送っています。時にこちらの思惑とは全く違う解釈をされてしまう事があるため、便利であるが故に気を遣う部分です。

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